浙江省宁波市轨道交通集团有限公司运营分公司综合部 王飞
正文：最近，中共中央办公厅、国务院办公厅印发了《关于加强和改进新形势下档案工作的意见》以下简称《意见》并发出通知，要求各地区各部门各单位结合实际认真贯彻执行。这是1994年以来中共中央办公厅、国务院印发的第一个关于档案工作的文件，是新中国历史上党中央、国务院全面系统指导档案工作的又一个纲领性重要文献，体现了党中央、国务院对档案工作的高度重视和档案工作发展的新变化。
档案是人类社会活动的历史记录，是一种普遍存在的现象。档案是指在各项工作中形成的人民群众各方面情况的真实记录，档案是国家进行经济建设、国防建设、外交、文化教育等的重要凭证。是领导决策的依据，是对工作查考的凭证，也是科学研究和基础设施、设备建设的可靠资料。档案工作是党和国家工作中不可缺少的基础性工作，做好档案工作是各地区各部门各单位的重要职责。
目前，面对新时期新形势新任务新要求，档案工作还存在着一些不足的地方，主要就是，一些地区和部门不够重视档案工作，档案事业发展的保障需要进一步的改善，档案的收集模式、管理手段、服务机制需要进一步创新，档案干部的队伍素质需要进一步的提高。做好新形势下的档案工作，对于推动经济社会科学发展、维护国家安全和社会稳定、维护人民群众合法权益、提高党的执政能力和政府管理水平，具有重要意义。为深化改革的新需要和档案工作发展的新变化，对档案和档案工作提出了新要求，对如何进一步完善档案工作体制健全三个体系，加大力度提出了一系列明确而具体的措施，新环境下全国档案部门正确解决了问题所获得的新经验，对如何做好新形势下档案工作、建设档案具有重要的指导作用和强大的推动作用。将使各级党委政府和各地区各部门各单位更好重视和支持档案工作，使各级档案部门更有方向、更有目标、更有动力开展档案工作，从而推动我国的档案事业进入新境界，迈上新台阶。
《意见》从5个部分来进行描述。对各级党委政府和各地区各部门各单位如何重视、支持档案工作提出了新要求。对如何进一步完善档案工作体制、健全三个体系，加大支持力度提出了一系列明确的措施。吸收了新阶段、新环境下全国档案部门正确解决了问题所获得的新经验，创造新话语、新体系。更新、发展、丰富了中国特色档案工作理论与体系，为我国档案事业规划了新格局，画出了新蓝图，建立了新坐标，树起了新标杆。为我们如何深化档案工作改革、建设档案强国具有重要的指导作用和强大的推动作用。
《意见》对档案和档案工作的地位与作用作了新概括。档案工作是党和国家工作中不可缺少的基础性工作，做好档案工作是各地区各部门各单位的重要职责。做好新形势下档案工作，对于推动经济社会科学发展、维护国家安全和社会稳定、维护人民群众合法权益，提高党的执政能力和政府管理水平，具有重要意义。在作用方面，重点概括了4个主要方面的作用。一是推动经济社会科学发展，这包括经济建设、文化建设、生态文明建设等。二是维护国家安全和社会稳定，这包括社会建设。三是维护人民群众合法权益，这是近些年档案重要作用的新体现，也是我们这几年重点强调的，强调这几点也是为了突出档案与人民群众的紧密联系。四是提高党的执政能力和政府管理水平，这包括政治建设、党的建设、军队和国防建设以及其他各项工作，直接体现着我们国家的第五个现代化——国家治理体系和治理能力的现代化。《意见》对档案工作作用的新概括，不仅把档案工作，经济社会发展联系起来，同维护国家安全、维护社会稳定联系起来，并且还同维护人民群众合法权益联系起来。
《意见》指出了当前，面对新形势新任务新要求，档案工作还存在一些不适应的地方，主要是，一些地区、部门、单位不够重视档案工作，档案事业的发展还需要进一步改善，当前的收集模式、管理手段、服务机制需要进一步提高。这就提出了目前档案工作在新形势下面临的主要问题。重点体现在4个方面：一是不够重视。现在一些国家的地区、部门、单位不够重视档案工作，没把档案工作看作是不可缺少的基础性工作。作为档案管理人员，只有平时收集的好，关键时刻才有的用，正是由于档案工作收集管理的超前性和使用价值显现的滞后性，致使一些单位的领导平时对档案工作的重视程度不高，支持力度不够。使部分单位的档案管理人员感到档案工作不好做，难开展。学好业务干好工作争取取得领导重视。多请示勤沟通是取得领导支持和重视档案工作的基本通道。二是保障不足。一些地区、部门、单位不够重视档案工作，对档案工作的深层次认识不到位。领导不重视，难以开展工作。各地区、部门、单位要加强领导，精心部署，制定专人分管档案工作，把档案工作纳入发展规划和工作计划，列入工作考核。三是档案收管用不到位。就是档案的收集模式、管理手段、服务机制还是老一套，没有适应新形势、新情况、新变化而加以创新。因而还不到位，不能有效地把档案收全、管好、用好。四是人员素质不够。档案管理人员没有事业心和责任心，对一些档案的知识结构、技术手段、管理办法没有相应的改变，人员素质没有得到相应的提高，因而影响了档案工作的有效开展和服务。以上几个问题在各地区、各部门、各单位都较普遍地存在，是目前档案工作中最主要的问题。有利于我们采取有效措施，去解决这些问题，改进档案工作现状，进一步提高档案工作水平。
《意见》提出了新形势下档案工作的新要求：“要深入贯彻落实党的十八大和十八届三中全会精神，以邓小平理论、三个代表重要思想，科学发展观为指导，以建立健全覆盖人民群众的档案利用体系确保档案安全保密的安全体系为目标，进一步完善档案工作体制机制，加大对档案工作的支持保障力度，推动档案事业科学发展”。这是对新形势下档案工作提出的总要求。完善工作体制，健全三个体系，加大支持力度。
《意见》对档案工作体制有新提法：第一条是坚持统一领导、分级管理原则。坚持并不断完善党委和政府领导、档案部门归口负责、各方面共同参与的档案工作体系制，确保分工明确、各司其职、密切配合、形成合力，促进档案事业协调发展。各级档案部门要明确自已的定位，找准自已的位置，积极履行好自已的职能。档案是在各项工作中形成的，档案工作是各项工作的组成部分。因此，档案工作也需要各单位、社会各个方面的共同参与和重视支持。第二条是切实提高档案管理部门依法履职能力。各级党委和政府要为本级档案行政管理部门履行档案行政执法指导提供条件，提高其执法监督指导能力。县级以上各级档案行政管理部门要积极指导国有企业开展档案工作，引导、帮助非公有制经济组织和社会组织做好档案工作，积极创建基层档案管理新模式，开拓档案工作新领域。第三条是扎实推进各级国家综合档案馆建设。接收并利用档案，是档案馆的主要功能。国家档案馆是要集中接收保管本级党政机关、企事业单位、社会组织的各类档案，同时不断扩大档案接收范围，接收本级各单位所属机构的档案，按规定向社会提供利用，切实提高档案公共服务能力。处理好综合档案馆和专业档案馆的关系，一要强调“统筹规划科学设置并严格审批建立同级专业档案馆，明确规定档案接收范围，防止重复建设和资源分散”。二要强调“有条件的国家档案馆要通过整个档案目录、档案信息、档案实体和设置分馆等形式，整合本级专业其他档案馆的档案资源”。三是“强调各级专业档案馆接收同级档案行政管理部门的监督指导”。对于国家档案馆的接收范围，重点强调了有3点，一是各种机构的档案，不但包括本级的党政机关、企业、事业单位、各种社会组织，而且包括各种机构的一些所属机构，也就是重要的二级机构。二是各种载体的档案，特别是包括电子档案。三是包括政府公开信息，即已公开的政府现行文件。第四条是建立档案室工作新格局。本单位专兼职档案人员要积极争取本单位领导为做好档案工作提供必要的支持。认真全面履行自已应尽的各项职责。新形势下，党和国家对档案工作提出的新要求，开展档案数字化、档案信息化，实现对电子文件形成、积累、归档和全称监督指导等。第五条是规范并支持社会力量参与档案事务。提出了6个方面，一是充分发挥档案学会等社会组织的作用。二是推广政府购买服务，凡属事务性管理服务，引入竞争机制，通过合同、委托等方式向社会购买。三是规范并支持档案中介机构、专业机构参与档案事务。四是支持企业、社会组织和个人依法设立档案事业发展基金。五是支持有条件的家庭建立家庭档案。六是支持个人保管、展示其收藏的档案，并向国家档案馆捐赠或寄存档案，对捐赠重要、珍贵档案的，给予一定奖励。
《意见》对档案资源体系建设提出了新措施。建立健全覆盖人民群众的档案资源体系，有4条。加大档案收集整理力度，重点提出了3方面要求：一是各地区各部门各单位要把档案工作与其他工作同规划、同部署、同落实，做到全面覆盖。二是各级党委和政府成立专项工作机构或协调机构时，根据需要吸收档案部门参加，确保建立档案与开展专项工作同步进行。三是县级以上各级档案行政管理部门要加强对档案收集整理工作的监督指导，特别是对重点工作、重大活动、重大建设项目、重大科技项目、重大生态保护项目以及新领域、新专业、新机构、新社会组织等，要监督指导有关方面及时建立档案工作制度。完善归档制度。重点有3方面：一是各单位档案机构要“及时制定或修订本单位各类文件材料的归档范围和保管期限表，报同级档案行政管理部门审核后实施”。二是“凡是应归档的文件材料”包括各种载体的，“要向本单位档案机构移交，任何部门和个人不得据为已有或拒绝归档”。三是“对损毁、丢失档案的，档案行政管理部门要依法查处，并督促档案形成单位积极欲与补救。”重视做好民生档案工作。这是党和国家关于对民生档案工作提出的要求。科学整合信息档案资源。有3方面：一是第一次明确提出要“建立以档案行政管理部门为主导、各行业主管部门密切配合、档案管（室）集中统一管理的档案资源管理架构”。二是对档案处置提出了明确要求；“在机构改革、企业改制、行政区划调整等过程中，有关部门要会同档案行政部门及时规范档案流向，妥善进行档案处置，严防档案流失，”特别是还明确指出；“对处置不善、造成档案流失，依法追究有关单位和人员责任”。三是强调了档案资源的整合，要求各级“档案行政管理部门要统筹规划，支持和鼓励打破部门和条块分割，整合同一单位内不同部门、同一地区各档案管（室）及不同地区档案馆（室）的档案资源，推动档案资源科学配置和高效利用。”也提出了3个不同层次的档案整合任务：一是整合同一单位内不同部门的档案；二是整合同一地区各个档案馆、档案室的档案；三是整合不同地区各个档案馆、档案室的档案，为档案资源整合提出了明确的方向，提供了广阔的空间。
《意见》对档案利用体系建设提出了一系列新措施。一是创新服务形式。首先要求“各级党委和政府要把提供档案信息服务作为公共服务的一部分，统筹安排档案服务、政府公开信息服务和其他公共服务，努力提供一站式服务，做到便民利民”。其次要求“各级国家档案馆要严格按照档案法积极开展档案鉴定工作并开放应开放的档案”。再是“要求各个档案馆、室创新各种形式，提供利用档案，开发档案资源，以最大限度地满足社会需要”。强化服务功能，分别从服务对象和服务内容上对档案部门提出要求。加大开发力度。加快推进传统载体档案数字化。首先要求“各地区各部门各单位要把数字化档案馆（室）建设列入信息化建设整体规划，从人力、财力、物力上统筹安排，切实推进档案存储数字化和利用网络化”。其次要求各个档案馆、室“大力开展传统载体档案数字化工作，及时以数字化档案代替原件提供利用”。促进资源共享。首先要求各级党委和政府“积极推进城乡档案信息资源共享，支持档案馆（室）把可公开的各类档案、信息上传网络，开展远程利用”。其次要求“逐步把各级国家综合档案馆已开放的档案以及各级政府的公开信息”上传到网络平台上，“真正建立起方便人民群众的档案利用体系”。
《意见》对档案安全体系建设提出了一系列新措施。加大安全保密执法检查力度。明确提出要“建立健全人防、物防、技防三位一体的档案安全防范体系。建立完善档案安全应急管理制度”。首先“要求各地区各部门各单位要建立档案安全应急处置协调机制和档案安全应急管理制度，制定应急预案，把档案馆（室）列入重点保护范围，确保档案安全受到危害时得到优先抢救和妥善处置，把损失降到最低限度”。切实改善档案保管保密条件。对重要档案实行保管保密。保障档案信息安全。对加大档案工作的支持保障力度提出了新要求：加强对档案工作的领导。有8个方面，一是“指定专人分管档案工作”。二是“切实把档案工作纳入本地区经济社会发展规划”。三是“纳入本部门本单位事业发展规划和年度工作计划”。四是“列入工作考核检查的内容”。五是“定期听取档案部门工作汇报”。六是“定期进行督促检查”。七是“及时研究并协调解决档案工作中的重大问题”。八是“为档案工作顺利开展提供人力、财力、物力等方面保障”。完善档案事业投入机制。加强档案干部队伍建设。坚持档案宣传工作。《意见》有2个突出的特点。一是对各级领导提出了很多具体的要求，所以含金量很高。二是对档案部门当前的各种有效和可行做法加以总结和肯定，并且提出了一些档案部门在目前还没有实行但在今后应该和可以实行的新的意见，新意很多，亮点纷呈。
我觉得档案管理人员的素质有待提高，《档案法》第九条第二款规定：“档案工作人员应当忠于职守，遵守纪律，具备专业知识”。档案人员也应具备，政治素质、专业素质、知识素质、身体素质这四个素质。也应有良好的职业道德，档案人员的职业道德规范应做到以下几个方面：忠于职守、遵守法纪、爱岗敬业、无私奉献、求真务实、维护史实、文明管档、优质服务。要不断的坚持学习，提升业务素质。专门指定专人分管档案工作，切实把本部门本单位事业发展规划和年度工作计划，列入工作考核检查的内容。档案工作责任重大，加大档案管理需要良好的外部环境和领导的重视支持。加大档案系统干部任用和交流力度，增强干部队伍活力，为档案干部学习培训、下基层锻炼、交流任职等创造条件。不断提高档案干部队伍素质，关心档案干部成长，切实帮助他们解决各种实际问题和后顾之忧，保证档案队伍稳定。做好本单位本系统的文件收集、整理、归档工作，集中收集保管本单位各类档案并提供利用，开展档案数字化、档案编研、档案业务交流、人员培训等，按规定向同级档案馆移交。严格按照有关规范和标准提高档案库房的安全防灾，采用先进的安全保密技术、设备和材料，做好档案保管保密条件，确保档案安全保密。
